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WPS表格函数在发票金额录入中的妙用

发布时间:2022-08-31 来源:win7旗舰版 浏览量:

电子表格(Spreadsheet),又称电子数据表,是一类模拟纸上计算表格的计算机程序。电子表格可以输入输出、显示数据,也利用公式计算一些简单的加减法。可以帮助用户制作各种复杂的表格文档,进行繁琐的数据计算,并能对输入的数据进行各种复杂统计运算后显示为可视性极佳的表格,同时它还能形象地将大量枯燥无味的数据变为多种漂亮的彩色商业图表显示出来,极大地增强了数据的可视性。

  财务人员一定离不开各种金额的输入和转换。有时一个数据在同一表格中会反复的调用,通过WPS函数可以使输入更简化。

  例如下列发票,假设不通过函数计算,需有输入四次。不仅工作效率极差,出错的机率也会大大提高。

WPS表格函数在发票金额录入中的妙用 三联

  图一面发票

  解决思路:数量和单价是变量,需要手动录入,其它三处利用函数直计算总价,再将总价转换成需要的格式。

  步骤一:“金额”公式

  1.选中单元格G4输入公式,然后右拉至Q4; 选中G4:G4下拉填充至G9:Q9。

  =LEFT(RIGHT(TEXT($E4*$F4/1%," ¥#;;"),COLUMNS(A1:$K1)))

  2.公式解析:

  首先将E4和F4单元格相乘。为了便于公式填充,将单元格地址设置为绝对列、相对行形式,使公式右拉下拉填充时可以适应引用单元的变化;

  然后将之除了1%,即扩大100倍,作用是消除小数点。如“1.01/1%”即变为101,方便的面的公式计算;

  再用TEXT函数来剔除数量与单价为0之状况。我们知道,单元格格式定义分为四段:[正数、负数、0、文本],本例中TEXT的第二参数为" ¥#;;",直接用公号分割开留下空白即表示忽略负数和0。当单价为0或者负数时公式结果返回空白;

  再后用right函数提取字符。right是提取字符串右边N个字符的函数,用在此处因第二参数COLUMNS(A1:$K1)是动态的,当公式向右拉动时COLUMNS(A1:$K1)的结果将从11递减至1,那么提取的字符串也将进行递减;

  最后用left函数提取最终结果。Left函数与right函数的作用相反--从字符串左边开始提取字符,其第二参数为可选。本例中为减短公式长度,省略了第二参数,即表示提取长度为默认值1。在text函数的参数中第二参数为" ¥#;;",重点在于前面的空格。此处用left函数提取字符时,若E4和F4乘积之字符长度小于当前单位的位数加1(指亿万百等等的位数)时,left只能提取到空格,若等于当前单位的位数加1时则返回人民币符号“¥”,然后才逐位返回乘积结果中的单字符,这正是需要结果。

  3.本公式三个重点:A)TEXT函数的第二参数前面的空格的妙用;B)第二参数中两个“;”的妙用;C)将right与left套用使公式逐位提取数字。

  步骤二:“合计”公式

  1.选中单元格M10输入数组公式“=TEXT(SUM(E4:E9*F4:F9),"0.00")”,并同时按CTRL+SHIFT+ENTER三键结束,否则公式对果将出错。输入完后若公式前后系统自动加上花括号即表示输入正错,见图二所示。<

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  图二 数组公式

  2公式解析:将E4:E9区域的值分别乘以F4:F9的值,然后再相加即得到总计,公式会自动忽略空白区。本例若不用数组公式则公式要长很多,效率更差。如:=SUM(E4*F4+E5*F5+E6*F6+E7*F7+E8*F8+E9*F9)。数组运算长处是缩短公式,提高效率,可以将常规公式中的多步运算合并得以简化。最后用text函数将数组结果格式化为精确到小数点两位。

  3.选择单元格M10:Q10,单击菜单上的“跨列合并”,使单元格的结果居于区域正中。

  此处用“跨列居中”而不用“合并居中”是因数组公式不能存在于多单元格合并后的单元格中。故使用区域跨列合并,显示效果和“合并及居中”一样,但因未对单元格进行合并,则与数组公式可以和平相处。

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  图三 跨列合并单元格

  步骤三:“大写”公式

  1.选择单元格C10,C10单元格可以先合并居中,然后输入公式:

  =TEXT(M10,"[DBNum2][$RMB]G/通用格式")

  2.公式解析:本公式通过text函数改变引用源M10单元格数字的显示方式,使之以人民币大写方示。其中[DBNum2]修改为[DBNum1]以及“G/通用格式”修改为“0”有不同的效果,读者可以自己试试。

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  电脑教程图四 人民币大写

  总结:

  1.Text函数是一个格式化函数,它可以改变引用源的显示方式。第一参数是引用源,第二参数即显示方式。这是一处运用很广的函数。本例中三个公式都已用到它。

  2.工作表表要善用公式,简化数字的重复录入,同时也提升准确性。


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