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金山WPS文档窄表格分栏的2种巧妙方法

发布时间:2022-09-06 来源:win7旗舰版 浏览量:

电子表格(Spreadsheet),又称电子数据表,是一类模拟纸上计算表格的计算机程序。电子表格可以输入输出、显示数据,也利用公式计算一些简单的加减法。可以帮助用户制作各种复杂的表格文档,进行繁琐的数据计算,并能对输入的数据进行各种复杂统计运算后显示为可视性极佳的表格,同时它还能形象地将大量枯燥无味的数据变为多种漂亮的彩色商业图表显示出来,极大地增强了数据的可视性。

  我们在平时经常会遇到这样的表格:只有窄窄的几列,但行数却很多,如图1所示。

金山WPS文档窄表格分栏的两种巧妙方法 三联

  这样,在打印时只能占用每张纸的很小一部分,却要用很多张。此时,我们都希望能把这样的表格分成几栏来进行打印,如图2所示,以便节约纸张。

金山WPS文档窄表格分栏的两种巧妙方法_wps教程_本站

  如上例,原始表格是在WPS 2005的金山表格中制作的,而我们需要分成三栏进行打印。

  方法一:寻求合作,用金山文字打印

  为了更方便快捷,我们可以请WPS 2005的金山文字来帮忙。

  首先选中金山表格中的所有数据,按下“Ctrl+C”键进行复制。然后打开金山文字,新建一个文件,点击菜单命令“格式→分栏”,在打开的“分栏”对话框中设置分三栏,如图3所示。

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  按下“Ctrl+V”快捷键,可以看到,粘贴过来的表格已经自动分成三栏显示了。美中不足的是后面的两栏没有标题行。不过,加上标题行并不难。选中第一栏中的标题行,点击右键,在弹出的快捷菜单中选择“表格属性”命令,打开“表格属性”对话框。点击“行”选项卡,选中“在各页顶端以标题行形式重复出现”复选项,如图4所示。确定后,每栏的表格就会自动添加这个标题行了。

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  如果您还想使各栏的行数尽量平均分布,那么可以先选中全部的数据行,然后打开如图4所示对话框。选中上方“指定高度”复选框,并在其后的输入框中输入行高数值,并将下方的“行高值是”调整为“固定值”。行高要根据数据的多少灵活把握,多调整几次就可以了。

  调整完成后,在金山文字中直接打印就可以了。

  方法二:自力更生,在金山表格中打印

  如果您不希望动用金山文字,而您又对金山表格的函数应用熟练,那么,我们也可以直接在金山表格中独力完成。

  还是以上面图1所示的表格分三栏显示为例。我们的想法是首先是判断数据的行数,然后在另一区域利用函数显示前三分之一的所有数据,然后后移一列,显示中间三分之一的数据,依此类推。

  在E2单元格输入公式“=IF(ROW()>INT(COUNTA($A:$A)/3)+2,"",OFFSET($A$1,ROW()-1,0))”(不含外层双引号)。按回车键后再次选中此单元格,拖动其填充句柄向右填充公式至G2单元格。分别单击F2、G2单元格,将公式中最后的数据“0”分别修改为“1”、“2”。回车后,可以看到第一行数据已经被引用过来。

  选中E2:G2单元格,拖动填充句柄向下复制公式。至行数超过数据行数的三分之一为止,多拖动几行也没关系,不会影响数据显示的。松开鼠标后,您就可以看到前三分之一的数据引用了。

  第二栏部分从I2单元格开始。

  在I2单元格中输入公式“=IF(ROW()>INT(COUNTA($A:$A)/3)+2,"",OFFSET($A$1,ROW()+INT(COUNTA($A:$A)/3),0))”,用同样的方法复制公式到J2、K2单元格,并将后两个单元格公式中的最后的那个“0”修改为“1”、“2”。向下拖动复制公式。松开鼠标,现在就可以看到中间三分之一的数据了。

  后移一列,从M2单元格开始第三栏。M2单元格的公式为“=IF(ROW()>INT(COUNTA($A:$A)/3)+2,"",OFFSET($A$1,ROW()+2*INT(COUNTA($A:$A)/3)+1,0))”。然后象前两栏一样修改公式和复制公式。

  现在,所有的数据都显示出来了。同样是分成三栏显示。只要您复制公式的行数足够多,那么即使临时在原始表中追加几行数据,同样也可以自动将其平均分成三栏。从这个意义上说,这个方法要比前面的方法一要显得“智能”一些。

  现在,只要在各列的第一行添加标题行就可以了。最终效果如图5所示。

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  不过,此时原始数据和分栏后的数据在同一工作表中,所以,打印时还要再做一个小小的设置。

  选中分出来的三栏数据,点击菜单命令“文件→打印区域→设置打印区域”。预览一下,看到了吧?只有分栏后的数据被打印了。点击“文件→打印区域→取消打印区域”,可以将此区域取消。

  如果我们还希望能有一个总的标题,那么我们可以点击菜单命令“文件→页面设置”,然后在打开的对话框中点击“页眉/页脚”选项卡,点击“自定义页眉”按钮来进行设置,如图6所示。

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